Warunki powierzenia przetwarzania danych

1. Przedmiot i czas przetwarzania

1. Administrator powierza Procesorowi dane niezbędne do technicznego świadczenia Usługi ON SET LIVE w zakresie aktywowanych Kanałów.
2. Powierzenie rozpoczyna się z chwilą przekazania pierwszych danych do Kanału i trwa do ich usunięcia albo zwrotu po zakończeniu Usługi, z uwzględnieniem retencji opisanej w Regulaminie i obowiązków prawnych.
3. Standardowy okres przechowywania nagrania wynosi 90 dni od utworzenia, chyba że Administrator usunie je wcześniej. Przechowywanie dłuższe wymaga odrębnej podstawy i konfiguracji.

2. Charakter i cel przetwarzania

Procesor wykonuje operacje konieczne do realizacji udokumentowanych funkcji Usługi, w szczególności:

• odbiór i przekazywanie transmisji RTMP, SRT, RTSP i WebRTC;
• buforowanie, kodowanie, normalizację, restream i odtwarzanie;
• nagrywanie, przechowywanie, organizację biblioteki, generowanie miniaturek i preview;
• OCR obrazu i zapis metadanych wskazanych przez Administratora;
• udostępnianie upoważnionym użytkownikom, pobieranie i tworzenie plików ZIP;
• ochronę dostępu, diagnostykę, obsługę incydentów, kopie konfiguracji i przywracanie działania.

Procesor nie wykorzystuje Materiałów Kanału do własnego marketingu, profilowania ani trenowania modeli sztucznej inteligencji.

3. Kategorie danych i osób

Usługa nie jest przeznaczona do celowego przetwarzania szczególnych kategorii danych ani danych o wyrokach i naruszeniach prawa. Ich planowane przetwarzanie wymaga wcześniejszego pisemnego uzgodnienia odpowiednich zabezpieczeń i podstawy prawnej.

4. Udokumentowane instrukcje Administratora

1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w odniesieniu do przekazywania danych poza EOG, chyba że obowiązek wynika z prawa Unii lub państwa członkowskiego.
2. Instrukcje stanowią: Regulamin i ten Załącznik, ustawienia konta i Kanału, prawidłowe wywołania API oraz dyspozycje przekazane przez upoważnioną osobę w zweryfikowanym zgłoszeniu.
3. Jeżeli prawo nakazuje przetwarzanie niezależnie od instrukcji, Procesor poinformuje Administratora przed jego rozpoczęciem, o ile prawo tego nie zabrania.
4. Procesor niezwłocznie poinformuje Administratora, jeżeli jego zdaniem instrukcja narusza RODO lub inne przepisy ochrony danych, i może wstrzymać jej wykonanie do czasu wyjaśnienia.
5. Instrukcja wykraczająca poza standardową Usługę może wymagać uzgodnienia zakresu, czasu, kosztu i zabezpieczeń.

5. Upoważnienia i poufność

1. Procesor dopuszcza do danych wyłącznie osoby, których dostęp jest niezbędny do wykonania obowiązków.
2. Osoby te otrzymują odpowiednie upoważnienie i są objęte obowiązkiem zachowania poufności także po zakończeniu współpracy.
3. Dostępy są nadawane według zasady najmniejszych uprawnień, podlegają uwierzytelnianiu i mogą być rejestrowane dla bezpieczeństwa.

6. Bezpieczeństwo przetwarzania

Z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia, charakteru danych i ryzyka Procesor stosuje między innymi:

• szyfrowanie transmisji panelu przez HTTPS i ograniczenie wewnętrznych usług do sieci lokalnej serwera;
• kontrolę dostępu, bezpieczne haszowanie haseł, opcjonalne 2FA, bezpieczne sesje i ochronę CSRF;
• logiczne rozdzielenie danych Kanałów i kontrolę uprawnień do każdego zasobu;
• ochronę sekretów, rotację kluczy ingestu i ograniczenie danych w raportach diagnostycznych;
• monitorowanie usług, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, aktualizacje i mechanizmy odtwarzania konfiguracji;
• kontrolowaną retencję i procedury bezpiecznego usuwania danych;
• okresową ocenę skuteczności zabezpieczeń odpowiednio do ryzyka.

Kopie konfiguracji i bazy służą ciągłości działania. Nagrania nie są objęte gwarantowaną kopią zapasową, o ile strony nie uzgodnią inaczej; Administrator powinien pobierać materiały wymagające długotrwałego zachowania.

7. Dalsze powierzenie

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia Usługi.
2. Dla instalacji utrzymywanej na serwerze OVHcloud dostawca wskazany w obowiązującej umowie hostingowej jest podprocesorem infrastruktury. Dokładna nazwa podmiotu umownego, lokalizacja centrum danych i ewentualne transfery są utrzymywane w aktualnym rejestrze podprocesorów; nie wynikają z samej marki serwera.
3. Jeżeli Administrator lub użytkownik włączy powiadomienia Web Push, zaszyfrowana wiadomość i techniczne dane subskrypcji są przekazywane usłudze push wybranej przez przeglądarkę lub system operacyjny. Aktualny rejestr wskazuje faktycznie używanych dostawców, zakres i podstawę ewentualnego transferu poza EOG.
4. Dostawca SMTP skonfigurowany do e-maili konta jest podprocesorem danych adresata i treści wiadomości. Przed włączeniem wysyłki produkcyjnej zostaje wpisany do rejestru wraz z lokalizacją przetwarzania.
5. Procesor nałoży na podprocesora obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom z tego Załącznika i pozostaje odpowiedzialny za ich wykonanie zgodnie z art. 28 RODO.
6. O zamiarze dodania lub zastąpienia podprocesora Procesor poinformuje co najmniej 14 dni wcześniej, umożliwiając Administratorowi zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego ochrony danych.
7. Strony podejmą próbę usunięcia przyczyny sprzeciwu. Jeżeli nie będzie to możliwe, Administrator może zakończyć część Usługi wymagającą danego podprocesora przed rozpoczęciem dalszego powierzenia.

8. Naruszenia ochrony danych

1. Procesor powiadomi Administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego powierzonych danych.
2. W miarę dostępności powiadomienie opisze charakter naruszenia, kategorie danych i osób, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane lub proponowane środki oraz punkt kontaktowy.
3. Jeżeli wszystkich informacji nie można przekazać jednocześnie, będą uzupełniane etapami bez dalszej nieuzasadnionej zwłoki.
4. Procesor podejmie odpowiednie działania ograniczające skutki, zabezpieczy dowody i będzie współpracował przy ocenie obowiązku zgłoszenia organowi lub osobom.
5. Powiadomienie nie stanowi uznania odpowiedzialności ani potwierdzenia, że doszło do naruszenia obowiązków prawnych.

9. Pomoc Administratorowi

Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, Procesor w rozsądnym zakresie:

• pomoże obsługiwać żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu i przenoszenia;
• nie będzie samodzielnie odpowiadał osobie w imieniu Administratora bez jego instrukcji, chyba że wymaga tego prawo;
• udostępni informacje potrzebne do oceny ryzyka, zabezpieczeń, naruszeń, oceny skutków i konsultacji z organem nadzorczym;
• pomoże wykonać obowiązki z art. 32–36 RODO w zakresie związanym z Usługą.

Pomoc wykraczająca poza standardowe funkcje lub wynikająca z działania Administratora może podlegać wcześniej uzgodnionemu, rozsądnemu kosztowi.

10. Zwrot i usunięcie danych

1. W trakcie Usługi Administrator może pobierać nagrania i metadane za pomocą dostępnych funkcji eksportu.
2. Po zakończeniu świadczenia Procesor, według wyboru Administratora zgłoszonego przed zamknięciem konta, usunie powierzone dane z aktywnego systemu albo wcześniej umożliwi ich zwrot w standardowym formacie, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
3. Kopie zapasowe są odizolowane od zwykłego użycia i usuwane przez udokumentowaną rotację. Dane usunięte z aktywnego systemu nie są przywracane do świadczenia Usługi; po odtworzeniu backupu rejestr wykonanych usunięć stosuje się ponownie. Aktualny maksymalny okres rotacji musi być wskazany w rejestrze operacyjnym przed rozpoczęciem produkcji.
4. Administrator powinien pobrać materiały przed zakończeniem Usługi. Po upływie standardowego okresu retencji odzyskanie może być niemożliwe.
5. Obowiązek usunięcia nie dotyczy danych, dla których Usługodawca jest odrębnym administratorem, ani danych wymaganych do rozliczeń, obrony roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego.

11. Informacje, kontrole i audyt

1. Procesor udostępnia informacje konieczne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.
2. Administrator może przeprowadzić audyt nie częściej niż raz w roku, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i w sposób niezakłócający Usługi, chyba że naruszenie, żądanie organu lub istotne ryzyko uzasadnia szybszy lub dodatkowy audyt.
3. W pierwszej kolejności wykorzystywane są dokumenty, odpowiedzi pisemne i zdalna weryfikacja. Audyt na miejscu wymaga uzgodnienia zakresu, osób, poufności i zasad bezpieczeństwa.
4. Audyt nie może naruszać tajemnicy, zabezpieczeń ani danych innych klientów. Audytor nie może być konkurentem Procesora i musi być objęty poufnością.
5. Administrator ponosi własne koszty audytu; Procesor ponosi koszt usunięcia stwierdzonej niezgodności leżącej po jego stronie.

12. Obowiązki Administratora i postanowienia końcowe

1. Administrator zapewnia legalność instrukcji i danych, właściwą podstawę prawną, obowiązki informacyjne, respektowanie praw osób oraz uprawnienie do powierzenia.
2. Administrator konfiguruje dostęp zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień, chroni dane uwierzytelniające i zgłasza ich utratę.
3. Administrator nie przekazuje celowo szczególnych kategorii danych ani danych o wyrokach bez wcześniejszego uzgodnienia.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, Regulamin i prawo polskie. W razie sprzeczności dotyczącej przetwarzania powierzonych danych pierwszeństwo ma ten Załącznik.
5. Załącznik obowiązuje od akceptacji Regulaminu i korzystania z funkcji powodujących powierzenie danych. Kopię można zapisać lub wydrukować bezpłatnie.

Kontakt w sprawach powierzenia: mkukla@live.com.